Управление временем. Оценка работы

 1.Управление рабочим временем

Одним из важнейших факторов в жизни человека, так же как в деятельности руководителя, является фактор времени. Управлять временем - это значит во многом управлять собой. Отсюда следует определение, что же такое  управление рабочим временем - процесс применения методов управления к ресурсу, которым все люди обладают в равной степени.  Существует способ управления рабочим временем, который носит название самоменеджмент.  Самоменеджмент - последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основное содержание (сферу «действия») самоменеджмента к организации и технике личной работы, организации информационного обеспечения, организации коммуникации. Основная цель самоменеджмента - использование собственных возможностей, созидательное управление своим временем (самоопределение) и преодоление внешних обстоятельств.

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех  этих навыков руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём.

Для управления своим рабочим временем составляется распорядок дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных задач.

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует  правила управления рабочим временем, которые можно разделить на три группы:

Правила начала дня: начинать день с позитивным настроением; хорошо позавтракать и без спешки идти на работу; начинать работу по возможности в одно и то же время; перепроверить план дня; вначале – ключевые задачи; приступать без раскачки; согласовать план дня с секретарём; утром заниматься сложными и важными делами.

Правила основной части дня:

·         хорошая подготовка к работе;

·         влиять на фиксацию сроков;

·         избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

·         отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

·         избегать незапланированных импульсивных действий;

·         своевременно делать паузы, соблюдать размеренный темп;

·         небольшие однородные задачи выполнять сериями;

·         рационально завершать начатое;

·         использовать временные промежутки; работать антициклично;

·         выкраивать спокойный час;

·         контролировать время и планы.

Правила завершения рабочего дня: завершить несделанное; контроль за результатами и самоконтроль; план на следующий день; домой с хорошим настроением; каждый день должен иметь свою кульминацию.

Каждому менеджеру, чтобы научиться управлять собой, нужно осознавать свои возможности, иметь представления о формировании сознания, психологии, самовоспитании.

Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным ресурсом – временем. Например, в Администрации г. Новосибирска введено составление для персонала собственного логирования времени, которое  определяет весь распорядок дня персонала.

Теория работы руководителя. Всю теорию работы руководителя по управлению можно разделить на две части: управление деятельностью фирмы; управление людьми (персоналом).

Руководитель должен иметь: широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

 В повседневной работе руководитель должен постоянно (а не случайно) получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Недостатки в теории работы руководителя состоят в следующем: работа руководителя может носит приказной характер, отражаясь на подчиненных в виде невозможности полной творческой реализации; руководитель, может быть, зависим от своих подчиненных косвенным способ - получение необходимой информации вовремя, негативного отношения к себе.

Пример данного вопроса можно отразить на деятельности работы Администрации г. Новосибирска, где работа руководителей Департаментов регламентирована штатным расписанием и должностными инструкциями  и иными документами, которые в полной мере определяют теорию работы руководителя.

Управление стрессом - достижение низкого уровня стресса (стресс, от англ. stress - «туго натянуть») - это состояние напряжения, возникающее у человека под влиянием  сильных воздействий при следующих условиях: оценка способностей, потребностей и склонностей работников и выбор соответствующих объемов и типа работ; разрешение работникам отказываться от выполнения какого-либо задания, если у них  есть для  этого достаточные основания; четкое описание конкретных зон полномочий, ответственности и  производственных ожиданий; использование стилей лидерства, соответствующих требованиям данной ситуации; обеспечение надлежащего вознаграждения за эффективную работу. Для управления стрессовыми ситуациями в Администрации г. Новосибирска проводятся своего рода тренинги для профилактики возникновения стрессов и перерастания их в конфликты.

Делегирование полномочий (как термин, используемый в теории управления, означает пе­редачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение) - средство, при помощи которого руководство распределяет среди со­трудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому чело­веку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». Поэтому, в подлинном смысле слова, деле­гирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.

Цели делегирования:  

1.    Разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текучки и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;

2.    Повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

3.    Активизировать «человеческий фактор», увеличить вовлеченность и заинтересованность работников.

Например, это Департамент экономической политики Администрации г. Новосибирска, который  возглавляет председатель, назначаемый на должность и освобождаемый в установленном порядке Губернатором области. Председатель департамента имеет заместителей, назначаемых  и освобождаемых от должности Губернатором области по представлению председателя  Департамента. Распределение обязанностей между  председателем Департамента и его заместителями утверждается Губернатором по представлению председателя Департамента.

Делегирование задач исходит, в первую очередь, от председателя Департамента через его заместителей на отделы Департамента. Отчеты о произведенной работе наоборот, соответственно от отделов заместителям, от заместителей председателю Департамента.

Все задачи, поставленные перед Департаментом, распределяются по структурным подразделениям Департамента – отделам. В Департаменте существуют и функционируют следующие отделы: отдел анализа и прогнозирования отраслей социальной сферы; отдел оперативного контроля баланса доходов и расходов; отдел разработки сводного финансового баланса округа; отдел регулирования инвестиционного процесса и фондового рынка; отдел сводного прогнозирования; отдел анализа и прогнозирования отраслей материального производства. Каждый отдел выполняет поставленные перед ним задачи, указанные в положении о данном отделе. Каждый отдел возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от неё в установленном порядке председателем Департамента по представлению заместителя председателя Департамента.