Понятие и сущность управленческой информации

 Введение

       Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи.

        Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности.

 Система управленческой информации

Внутренняя и внешняя информация

            Уже подчеркивалось, что роль информации в организационном управлении фирмой настолько возрос­ла, что на этом следует остановиться подробнее. Общеизвестно, что значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

         Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек­тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю­щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен­ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен­ных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение матери­альных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование по­следних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивиду­альными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо­гащается.

          Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

       Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в меж­личностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

    В процессе обмена информацией можно выделить четыре базо­вых элемента:

1.    Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и   передающее ее.

2.    Сообщение — собственно информация, закодированная с по­мощью символов.

3.    Канал — средство передачи информации.

4.    Получатель — лицо, которому предназначена информация и
которое интерпретирует ее.     

           При обмене информацией отправитель и получатель проходят 
несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообще­ние и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы
обе стороны поняли и разделили исходную идею.

В российской практике информация о необходимости решить какую-то проблему поступает обычно снизу вверх, после чего вы­рабатывается решение и спускается обратно вниз. Здесь важна ско­рость, с которой проходит информация по всей цепочке. Скорость же зависит от степени бюрократизированности управления, точ­нее, от степени оптимизации бюрократических процедур.

               Рассмотрим стадии прохождения информации вниз. Так, гла­ва фирмы "Калинка-Стокман" информирует о своих решениях ди­ректоров магазинов, которые передают информацию подчиненным. В аудиторской фирме "Юникон" эта цепочка длиннее: генераль­ный директор связывается со своим заместителем по общему ауди­ту, тот решает, кому из ведущих аудиторов поручить дело, и уже потом информация доходит до исполнителя. Процесс тормозится еще и из-за того, что с ростом компании в ней увеличивается число документов (распоряжения, как правило, излагаются на бумаге). В некоторых фирмах принято вывешивать общие приказы на досках объявлений — значит, приплюсовываем сюда время, затраченное на перепечатку приказа секретаршей.

Требования к информации

        Предлагается следующая классификация информации:        

1) по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-техни­ческого уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;       

2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию систе­мы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;

4) по изменчивости во времени — условно-постоянная и услов­но-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи — спутниковая, электронная, телефон­ная, письменная и др.;

6) по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по зап­росу и принудительно в определенные сроки;

7) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8) по стадии жизненного цикла объекта — по стадии стратеги­ческого маркетинга, НИОКР, организационно-технологической под­готовке производства и т.д. до списания;

9) по отношению объекта управления к субъекту — между фир­мой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по
вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями,
неформальные коммуникации.           

         Идея классификации информации используется при ее кодировании.

          Основные требования к качеству информации:

• своевременность;    

• достоверность (с определенной вероятностью);

• достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

• адресность;    

• правовая корректность информации;   

• многократность использования; 

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;   

• возможность кодирования;

• актуальность информации.

Методы и логика обработки информации

На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:

·         задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

·         исполнителей задач;

·         информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;

·         режим передачи информации, используемой в решении управ­ленческих задач;

·         объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;

·         порядок и формы представления информации, необходимой для управления;

·         время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;

·         задачи по переработке информации, выполнение которых воз­можно с использованием средств автоматизации.

    Важнейшим этапом формирования информационного обеспече­ния является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).

       Новые информационные технологии включают :

- новые технологии коммуникаций на основе локальных и рас­пределительных сетей ЭВМ;

- новые технологии обработки информации на основе персо­нальных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

-  технологии, исключающие бумагу как основной носитель ин­формации;

-  новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, сис­тем моделирования с различными формами представления модели­руемых ситуаций и т.п.

     Внедрение новых информационных технологий в управленчес­кую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информацион­но-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.