Управление денежными средствами

 Введение

     Управление денежными средствами имеет такое же значение, как и управление запасами и дебиторской задолженностью. Искусство управления текущими активами состоит в том, чтобы держать на счетах минимально необходимую сумму денежных средств, которые нужны для текущей оперативной деятельности. Сумма денежных средств, которая необходима хорошо управляемому предприятию, - это по сути дела страховой запас, предназначенный для покрытия кратковременной несбалансированности денежных потоков. И сумма должна быть такой, чтобы ее хватало для производства всех первоочередных платежей. Поскольку денежные средства, находясь в кассе или на счетах в банке, не приносят дохода, их нужно иметь в наличии на уровне безопасного минимума. Наличие больших остатков денег на протяжении длительного времени может быть результатом неправильного использования оборотного капитала.

     Поэтому одним из современных аспектов деятельности аудитора является разработка рекомендаций по оптимизации стратегии управления финансовыми ресурсами. Такие рекомендации являются вполне логичным завершением работы аудитора, изучившего практику ведения бухгалтерского и финансового учета и составления финансовой отчетности ввиду того, что из проанализированных данных очевидны не только аспекты ведения учетной работы, но и основные проблемные моменты финансово-хозяйственной деятельности организации, в частности в управлении денежными средствами.

     Реализация большинства управленческих решений по проведению хозяйственных операций связана с использованием денежных средств, обеспечивающих поддержание необходимого объема оборотного капитала и направляемых на финансирование внеоборотных активов организации и долгосрочные финансовые вложения в деятельность других хозяйствующих субъектов.

     Управление денежными средствами подразумевает целенаправленное воздействие со стороны субъекта управления на денежные потоки организации и включает следующие основные аспекты: учет движения денежных средств, прогнозирование и анализ денежных потоков.

 Целью выполнения контрольной работы является аудит и анализ движения денежных средств и оценка финансового состояния промышленного предприятия ООО «Лавоком».

       Контрольная работа выполнялась с использованием данных бухгалтерского учета ООО «Лавоком». Предприятие относится к сфере материального производства. На предприятии осуществляется весь цикл производства – от разработки дизайна полиграфической продукции до ее отгрузки покупателям. Основным и практически единственным видом деятельности данного предприятия является полиграфия.  Предприятием разрабатывается и выпускается упаковка для продукции кондитерского производства (конфеты, печенье). Это накладывает на предприятие определенные обязательства –  не только лицензирование самого предприятия, но и сертификация упаковки для пищевых продуктов, использование сертифицированного сырья (соприкосновение с продуктами питания). Также предприятием изготавливается и рекламная продукция – календари, плакаты, буклеты, этикетки и прочая продукция. Предприятие имеет возможность изготовления продукции на самоклеющейся бумаге. Предприятие создано в 2001 году и относится к малым предприятиям,  среднесписочная численность за 2002 год составила 33 человека. Бухгалтерский учет ведется с использование автоматизированной системы бухгалтерского учета «БЭСТ-4».

На основе аналитических процедур проверить правильность формирования в бухгалтерской отчетности денежных средств

Задачи, объекты и источники информации аудита  движения денежных средств

     Целью аудиторской проверки движения денежных средств является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу "Денежные средства" и соответствии применяемой методики учета денежных средств в кассе и  на счетах в банке действующим в Российской Федерации нормативным документам.

     Среди документов, подлежащих проверке, выделяют первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность.

Первичные документы включают:

1. Договор на расчетно - кассовое обслуживание с банком.

2. Выписки по лицевым счетам.

3. Платежные поручения.

4. Мемориальные ордера.

5.Платежные требования - поручения.

6. Приходные кассовые ордера.

7. Расходные кассовые ордера.

Регистры бухгалтерского учета включают:

1. Главную книгу.

2. Журналы - ордера N 2, 3.

3. Ведомость N 2.

Отчетность включает:

1. Отчет о движении денежных средств (форма N 4).

     Информационная база, используемая аудитором при проверке операций по движению денежных средств, также включает:

- основные нормативные документы, регулирующие порядок проведения операций в кассе, на расчетном, валютном и других счетах в банках и бухгалтерский учет этих операций;

- приказ об учетной политике организации;

По приказу об учетной политике аудитор знакомится:

- с рабочим планом счетов, используемых для отражения операций по  движению денежных средств;

- применяемой формой бухгалтерского учета и перечнем регистров по учету денежных средств в кассе, на счетах в банке;

- документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных с учетом денежных средств;

-  перечнем лиц, которым предоставлено право подписи денежных и расчетных документов.

Аудит денежных средств

 Проведем аудит кассовых операций ООО «Лавоком». В ходе предварительного ознакомления выяснено, что предприятие не осуществляет расчеты наличными денежными средствами и наличные от физических лиц не принимает. Поэтому необходимости в контрольно -  кассовом аппарате предприятие не имеет. Отдельного помещения для кассы на предприятии нет. Функции кассира выполняет бухгалтер, которому эта функция вменена должностной инструкцией. Договор о полной материальной ответственности заключен не только с бухгалтером – кассиром, но и со всеми подотчетными лицами. Имеются приказы руководителя разрешающие выдачу наличных денежных средств в подотчет.  Денежные средства выдаются в подотчет после утверждения заявления о выдаче денежных средств в подотчет руководителем. Таким образом, отпадает необходимость подписи расходного кассового ордера на выдачу наличных денег в подотчет у руководителя. В расходном кассовом ордере обязательно указывается на какие цели произведена выдача денежных средств подотчет (приобретение ГСМ, канцелярских товаров или расчеты с поставщиками). Предприятие хранит чековые книжки и денежные средства в сейфе, ключ от которого имеет кассир и генеральный директор. Чековая книжка ведется аккуратно. Испорченные чеки перечеркиваются, и делается отметка «Испорчен». Количество использованных чеков совпадает с числом оприходования денежных средств в кассу предприятия. Изучены также были акты инвентаризаций кассы. Инвентаризации проводятся ежеквартально, как это и описано в Приказе об учетной политике (Приложение 1). В ходе проведенных инвентаризаций излишков и недостач комиссией не выявлено. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером и после подписи главного бухгалтера и если это необходимо генерального директора, передаются бухгалтеру – кассиру для оформления хозяйственной операции. В конце дня бухгалтер – кассир составляет отчет кассира (Приложение 2), распечатывает его и утром следующего дня передает его вместе с вкладным листом кассовой книги на проверку главному бухгалтеру.  В конце месяца отчеты кассира  сшиваются и пронумеровываются. Вкладные листы кассовой книги прикладываются к первичным документам и также брошюруются помесячно. В связи с тем, что бухгалтерский учет ведется на компьютере, предприятием не ведутся отдельные журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.  Автоматизированный учет позволяет свести к минимуму количество самостоятельно заполняемых обязательных реквизитов, большинство из них заполняется автоматически. Денежные средства для выплаты заработной платы сотрудникам выплачиваются или из средств поступивших от покупателей продукции, либо снимаются в банках по чековым книжкам. Чековую книжку заполняет бухгалтер, он же собирает подписи руководителя и главного бухгалтера и предает бухгалтеру – кассиру. После получения средств бухгалтер составляет приходный кассовый ордер на оприходование их в кассу с обязательным указанием номера чека, по которому осуществлено снятие денежных средств. Выдача заработной платы осуществляется по платежной ведомости, на которую оформляется расходный кассовый ордер на общую сумму ведомости. Ведомость так же перед тем как попасть к кассиру проходит процедуру проверки и подписи руководителем и главным бухгалтером. Депонированных сумм не обнаружено. Все кассовые документы заполняются и ведутся в соответствии с требованиями нормативных документов в части порядка оформления кассовых документов. Остатка в кассе практически не бывает (Приложение 3). Денежных документов в кассе также нет.

     Арифметические проверки подсчетов проведены сплошным методом в связи с небольшим объемом проверяемых операций. Счетных ошибок нет.

     Аудиторской проверке денежных средств на расчетных счетах ООО «Лаваком» подвергнуты два счета, открытые в Банке Москвы и Новосибирсквнешторгбанке. Обслуживание счетов осуществляется с использованием системы «Клиент-Банк». С каждым банком заключены не только договора банковского счета, но и договора на обслуживание клиентов с использованием документов в электронной форме, подписанных электронно-цифровой подписью. Договора заключены в соответствии с положениями Гражданского кодекса.

     При проверке документального оформления операций по счетам в банке следует отметить, что использование системы «Клиент-банк» позволяет избежать ошибок при оформлении первичных документов на перечисление денежных средств. Выписки и приложенные к ним первичные документы хранятся предприятием в отдельных папках по банкам и по месяцам. Это позволяет проводить сплошную проверку достаточно быстро, так как переходящее сальдо проверяется простым сравнение и арифметическим подсчетом. Первичные документы прилагаются к выписке по порядку отражения в ней, что позволяет избежать пропуска или утери документа.  Сверка сальдо денежных средств по счету 51 «Расчетные счета» по состоянию на 01.01.2003 года, отраженное в Главной книге тождественно сальдо, отраженному в бухгалтерском Балансе по состоянию на 01.01.2003г. (Приложение 4, 5). Оприходование поступившей выручки отражается по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по аналитике в соответствии с  наименованием плательщика. При перечислении денежных средств поставщикам в платежных поручениях обязательно делается ссылка на номер документа, согласно которому производиться оплата. Если это счет, то он прикладывается к платежному поручению. В конце месяца журнал-ордер и ведомость по счетам распечатываются и прикладываются к банковским выпискам. Не типичных записей в корреспонденциях счетов по движению денежных средств на расчетных счетах в ходе аудиторской проверки не обнаружено. В течении 2002 года предприятием погашались задолженности по кредитам и займам. Сверка расчетов с договорами показала, что предприятием не нарушались сроки погашения задолженности. 

     Плата за услуги банков отражается ООО «Лаваком» на счете 91 «Прочие доходы и расходы» на аналитическом счете «Услуги банка».

     Погашение задолженности поставщикам товарно-материальных ценностей отражается по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», погашение задолженности за услуги отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Перечисление налогов и платежей во внебюджетные фонды производиться не всегда своевременно, о чем говорят инкассовые платежные требования, выставляемые Инспекцией Министерства по налогам и сборам.

     Валютных и специальных счетов в банках у предприятия нет.

Проанализировать движение денежных средств

 Анализ динамики структуры денежных средств предприятия

     По данным бухгалтерского баланса ООО «Лавоком»  предприятие имело остатки денежных средств в кассе и на расчетных счетах в банках (Приложение 5). 

     Так по состоянию на 01.01.2002 года сумма остатков денежных средств составляла 50 146 руб., из них 440 руб.(0,87 %)  – остаток в кассе, 49 706 руб. (99,13 %) – остаток денежных средств на расчетных счетах в банках.  Структура остатков денежных средств по состоянию на 01.01.2003 года будет выглядеть следующим образом: 95 руб. (3,62 %) – касса, 2 528 руб. (96,38 %) – остаток денежных средств на расчетных счетах.

Анализ движения денежных средств прямым методом

     Методика анализа движения денежных средств прямым методом достаточно проста. Необходимо дополнить форму бухгалтерской финансовой отчетности N 4 "Отчет о движении денежных средств" (Приложение 6) расчетами относительных показателей структуры "притока" и "оттока" по видам деятельности.